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¿Qué es un sistema POS?
Un sistema de punto de venta (POS) es una solución integrada de software y hardware para que los minoristas administren las ventas. Los sistemas de POS reemplazan a las cajas registradoras convencionales al manejar las transacciones, además los sistemas de POS pueden:
- Procesar todo tipo de pagos
- Seguimiento de inventario
- Administra tus necesidades contables
- Calcular impuesto de ventas
- Rastree las horas de trabajo de los empleados, el tiempo de vacaciones y las ausencias
- Manejar la nómina
- Gestionar programas de fidelización
- Seguir el historial de ventas
- Calcular precios y descuentos
¿Cómo funciona un sistema POS?
Un sistema POS se compone de 2 partes principales: el hardware, como una impresora, un cajón de efectivo y un terminal POS, y el software, que es el programa de computadora que opera todo el sistema. Un sistema POS funciona conectando sus aplicaciones de procesamiento de tarjetas de crédito, aplicaciones de contabilidad, aplicaciones de inventario y otras aplicaciones comerciales relacionadas con puntos de venta en una sola unidad.
Los tipos de software POS y sus costos
Existen 4 tipos principales de software POS:
1. Software de punto de venta móvil
Este software está basado en la nube y viene como una aplicación en su teléfono inteligente o tableta. Por lo general, es compatible con una impresora de recibos y una tarjeta de crédito, pero no es tan potente como un sistema POS de terminal completo. Es ideal para comerciantes únicos, como fontaneros o propietarios de carritos de comida móviles.
2. Software POS de tableta
La versión para tableta es similar al software POS móvil, pero ofrece más funciones y capacidades. Puede usar el software POS de tableta para administrar una organización minorista grande y compleja, que incluye el seguimiento del inventario, el seguimiento del tiempo de los empleados, la nómina y la contabilidad. Son compatibles con muchas soluciones de hardware POS para formar un sistema POS completo para cualquier situación.
3. Terminal POS software
Este es un software POS fijo con capacidades completas de back-office. Puede estar basado en la nube o en las instalaciones. El software Terminal POS es el más adecuado para grandes tiendas minoristas, spas, centros comerciales y otros negocios de ladrillo y mortero.
4. Software de POS de autoservicio o desatendido
Está diseñado para usarse en quioscos y unidades exteriores donde no es práctico publicar un empleado. A menudo se integra con otro sistema POS cercano, como proporcionar un punto de venta adicional en una tienda de comestibles concurrida. Puede estar basado en la nube o en las instalaciones, ya que no se usa con un sistema móvil.
También encontrará software POS diseñado para las necesidades únicas de industrias específicas, como negocios de restaurantes y hostelería, venta de ropa, servicios financieros, academia y educación, y software POS farmacéutico.
Los costos de su software POS variarán según el tipo de software que elija. El software de POS móvil, como una aplicación de teléfono inteligente, puede comenzar en $ 50 por mes, mientras que el software más complejo puede alcanzar varios cientos de dólares mensuales. Cuando compra el software POS, generalmente deberá pagar un precio de compra inicial, más una tarifa de procesamiento de pagos mensual o anual en curso.
Otros factores que pueden afectar el costo de su software POS incluyen:
- Cuántas funciones agrega
- Cualquier hardware incluido
- Numero de integraciones
- Su sistema operativo
Obteniendo el hardware POS correcto
El hardware POS es la otra mitad indispensable de su sistema POS. Deberá obtener el hardware adecuado para que coincida con las acciones y transacciones que desea llevar a cabo utilizando su sistema POS. Un conjunto básico de hardware POS consiste en:
- Impresora para ofrecer copias impresas de recibos (es probable que las tiendas minoristas, restaurantes y otras empresas físicas necesiten esto)
- Un terminal POS o tableta iPad o Android para ejecutar su software POS
- Lector de tarjetas de credito
- Un cajón de efectivo para mantener las transacciones en efectivo seguras y conectadas a su sistema
Dependiendo de su negocio, también podría necesitar:
- Tabletas adicionales para que el personal pueda procesar los pedidos en la mesa de los restaurantes.
- Un enrutador para fortalecer su Internet para sistemas POS basados en la nube
- Un servidor local para alojar su software de punto de venta local
- Balanzas para minoristas de alimentos
- Escáneres de códigos de barras
- Cables de red para conectar todo su hardware
- Una impresora de cocina extra
- Quioscos de autoservicio de pago
Los beneficios de un sistema POS para su negocio
Con un sistema POS, su empresa puede retener más clientes a través de un programa de lealtad mejor y dirigido, y también puede realizar un seguimiento del inventario para que nunca se quede sin existencias de forma inesperada. Un sistema POS puede ayudarlo a ejecutar ofertas de descuento complejas cuando sea apropiado.
Con el sistema POS correcto, también puede analizar el historial de ventas para descubrir tendencias y correlaciones de compras estacionales, que pueden ser útiles cuando desee aumentar las ventas. También puede eliminar el error manual mediante el uso de escáneres de códigos de barras y sincronización automática, así como combatir el absentismo con un sistema de seguimiento de empleados más confiable.
Otros beneficios importantes incluyen la mejora de la seguridad de pago, así como la capacidad de realizar más ventas gracias a su capacidad de aceptar más tipos de pago.
Sistemas de punto de venta basados en la nube frente a los locales
Un sistema POS basado en la nube almacena datos en servidores remotos y se puede acceder en línea, mientras que un sistema POS tradicional o local almacena datos en un servidor local y se puede acceder a través de una red interna. Aquí hay un desglose de las principales diferencias entre un punto de venta basado en la nube y un punto de venta local:
| Sistemas POS basados en la nube | Sistemas POS en las instalaciones | |
| Relativamente bajo costo para comprar y configurar, pero tienen costos continuos más altos | Es costoso de instalar e instalar, pero conlleva costos continuos muy bajos | |
| Siempre accesible desde cualquier lugar, incluso si está fuera del país. | Completo y extenso. Los sistemas de punto de venta locales pueden usarse para situaciones minoristas muy grandes y complejas | |
| Altamente escalable | No es fácilmente flexible o escalable | |
| Fácil de transportar, lo que los hace ideales para negocios móviles | No es fácil de transportar, por lo que es una mala elección para las empresas móviles | |
| Depende de una buena conexión a internet | No depende de Internet, por lo que su sistema POS siempre está en funcionamiento, incluso si Internet está inactivo | |
| Capaz de mantener sus datos respaldados en la nube para que no pierda nada si el sistema falla | En riesgo de perder todos sus datos si el servidor falla | |
| Fácil de integrar con otras aplicaciones empresariales. | Operado en un servidor local con todos sus datos y aplicaciones en su propia red |
Cómo elegir un proveedor de sistema POS
Hacerse estas preguntas lo ayudará a elegir el proveedor de sistema POS correcto:
- ¿Qué características necesito?
- ¿Deseo ahorrar dinero por adelantado o mantener bajos mis costos mensuales?
- ¿Qué hardware necesito? Si necesita muchos artículos, una mejor opción es un proveedor que incluya hardware junto con el software, pero si va a utilizar su iPad existente, necesitará algo diferente.
- ¿Se integra bien con mis aplicaciones comerciales existentes?
- ¿El precio es transparente?
- ¿Es fácil de configurar y usar? Si es más complejo, ¿ofrece capacitación?
- ¿Qué análisis ofrece y qué métricas puede verificar? Asegúrese de que los más importantes para usted estén incluidos en el paquete.
- ¿Qué tan bueno es el servicio al cliente?
- ¿Es sencillo ampliar a medida que crece su negocio?
