El gran dilema de la compra de alimentos
Para muchos empresarios hablar de compras implica el acto de recurrir a un proveedor y solicitar la mercancía necesaria para su negocio, extender un cheque, almacenarla e irle dando salida en función de las ventas. Puede que ellos funcionen así y no hayan tenido problemas, “los felicito por su suerte”; pero comprar no es sólo eso, comprar viene a ser un acto primario que activa todo un mecanismo que, en correspondencia con la atención que se le brinde, puede conducir al éxito o al fracaso.
Muchos empresarios aplican políticas de compras disímiles, algunos deciden hacer la compra diaria o lo que se llama “cocina de mercado”, otros utilizan sistemas para comprobar los niveles de existencias en inventarios y reponer mercancías agotadas o en su nivel mínimo; otros redactan manuales de procedimientos; otros crean comités de compra para discutir y aprobar lo que se va a comprar; y como estos muchos otros más; y es que comprar ya ha dejado de ser un acto impulsado por la carencia para convertirse en un acto motivado por la prudencia.
No todo “lo que parece caro sale caro”
“Lo barato sale caro” es un viejo refrán que empleamos los de mi tierra para reconocer que según el precio del producto así es la calidad del mismo. Desde el plano académico esto llega a ser una exageración, porque no se concibe a un empresario que compre lo más caro, de entre varias ofertas, para garantizar la calidad de la suya.
Todo hombre de negocio sigue la filosofía de que se debe producir al mínimo costo para obtener el máximo beneficio y para ello traza estrategias, crea programas, identifica proveedores, realiza estudios de mercados y un sin fin de acciones que finalmente conducen a la negociación y firma de contratos en el que se establecen acuerdos.
Cuando digo que no todo lo que parece caro sale caro es precisamente por el hecho de que ese estudio de mercado e identificación de proveedores/suministradores va a permitir al empresario contar con varias alternativas de compra en las que se van a poner de manifiesto variables como la calidad y el precio.
Pero la esencia del mensaje no está dirigida especialmente al precio del producto sino a su calidad. Muchas veces nos cegamos con los precios e impulsivamente accedemos a la compra de algo que “aparentemente” nos va a reportar un alto margen de contribución y no valoramos la calidad del mismo. He tenido la experiencia de compartir con empresarios que me han confesado que eso les ha pasado y cuando llegan con su producto “barato” al negocio, su rendimiento no es el que se esperaba.
Usted quizás se plantee la idea de que es incoherente lo que expreso y tiene razón, pero es algo que estoy haciendo intencionalmente, porque la esencia del mensaje radica en que lo barato o caro de un producto no lo define ese precio sino todo el provecho que de él podamos obtener.
Y efectivamente ese es mi razonamiento. Una caja de pollo con el proveedor “X” puede costarme 10 veces menos que con el proveedor “Y”, sin embargo “X” me lo ofrece congelado y con todas sus vísceras, lo que implica que al momento de descongelarlo y limpiarlo pierdo el 50% de su peso y vienen a ser más que pollos palomas; pero “Y” me lo ofrece limpio y descongelado, por tanto, aunque con las vísceras de “X” podía elaborar otros productos, con “Y” puedo ofrecer el producto principal tal y cual lo he fichado en mi oferta, con el gramaje prometido y su rendimiento es superior. ¿Cuál producto resultó más barato el de “X” o el de “Y”? ese debe ser el análisis.
“Detrás de toda gran empresa hay un buen suministrador”
Siguiendo con el refranero popular, dice uno que “detrás de todo gran hombre hay siempre una gran mujer”. En el negocio de los servicios si no se tiene el respaldo de un buen proveedor, todos los esfuerzos que se hagan se van a ver afectados si se carece de las materias primas o productos ya elaborados para satisfacer la demanda de los clientes. Y es que la selección de los proveedores viene a constituir un acto imprescindible y obligatorio si se quiere conseguir el éxito.
Pero mucho antes de seleccionar proveedores, porque no todos son iguales ni ofrecen los mismo servicios, hay que tener bien claro el por qué se decide comprar y tomar bien en cuenta las variables que influyen en esta decisión. Es por eso que se deben responder a las siguientes preguntas antes de tomar cualquier tipo de decision:
Estas son solo algunas cuestiones a considerar, generalmente las principales, pero pueden surgir otras que deben ser analizadas para poder tomar decisions.
El propio acto de escoger un proveedor entre otros está asociado a la garantía de las existencias. Cuando el proveedor asegura la entrega de los pedidos en el tiempo pactado, sin faltantes y cumpliendo las especificaciones que se le han procurado se está garantizado un mejor servicio al cliente al poder responder adecuadamente a los cambios que se pueden producir en la demanda y, con ello, las variaciones en los niveles de producción, evitando interrupciones en el servicio.
Una de las técnicas que está teniendo mucho éxito para las pequeñas y medianas empresas, en las que se producen fluctuaciones en las ventas, es la de la compra sin inventarios. Ciertos proveedores con grandes almacenes y en función de garantizar una clientela estable para sus productos ofrecen inventarios en consignación, o sea, usted puede necesitar cierta cantidad de un producto, no dispone de los espacios y medios suficientes para su conservación y es el propio suministrador quien garantiza lo anterior.
Así mismo muchas empresas han optado por financiarse por medio de recursos ajenos, quiere decir que a partir de los acuerdos establecidos entre empresa y proveedor en relación al período de pago, los productos se reciben pero no se pagan de inmediato, sino que ese propio período que se establece para saldar la deuda permite a la organización asegurar la venta de esos recursos, primero, y posteriormente liquidarla.
En la literatura actual usted podrá encontrar otras técnicas que pueden aplicarse para la compra como la de pedidos abiertos, sin factura, los pedidos electrónicos y transferencias de fondos, entre muchas otras.
“No por mucho madrugar amanece más temprano”
Y siguiendo con el repertorio de refranes ahí les dejo otro que explicaré en función del tema.
Generalmente, y una preocupación de los empresarios es el cómo garantizar aquellos productos que son de temporada (frutas, animales en veda, etc.) Instintivamente y considerando sus capacidades de almacenaje muchos recurren al acto de efectuar compras excesivas de esos productos que en determinada época del año tienen a escasear o sufren una alta variación en sus precios. Efectivamente, cuando se produce esa compra el precio por el que los adquieren es bastante bajo en comparación con los que alcanzarán en el futuro, pero las compras en exceso tienen sus consecuencias y pueden triplicar su valor si no se aplica una política óptima para ello.
Mi ejemplo va dirigido a esos productos a los que los empresarios enfocan su atención dada la escasez que se produce de los mismos en determinada época y para los que no toman en consideración cuestiones tan importantes como su conservación y tiempo. En la siguiente tabla, de manera muy sintética les expongo lo que en mi opinión puede condicionar estar compras.
En esencia mi mensaje en este epígrafe va dirigido a que ser auténticos en las ofertas no significa dar lo que escasea en el momento, sino dar lo que se tiene de manera diferente.
El que planifica sus gastos, buenas compras lo cobijan.
Haciendo un resumen hasta el momento, usted podrá percatarse que sin usar términos muy científicos, ni cálculos complejos hemos expresado la idea de que a veces nos concentramos en aplicar teorías descritas en los grandes libros y dejamos a un lado los pequeños detalles que sumados uno a uno pueden generar grandes conflictos.
Igualmente usted se debe haber percatado de que en el titulo hablamos también de gastar, que junto a saber comprar viene a convertirse en un beneficio para la organización. Y ciertamente es así. Comprar y Gastar son términos que van muy aparejados, son casi un matrimonio que si no es bien conducido terminarán en divorcio. Cuando usted compra está gastando y es que es una ley de vida el que este acto se produzca simultáneamente.
Son muchas las herramientas y los autores que ofrecen soluciones teóricas a los problemas de los gastos. Pero todos abordamos una en común: la planificación. Si no se planifican éstos, estaremos paseándonos por un laberinto, sin el famoso hilo de Ariadna, tratando de vencer al Minotauro de la rentabilidad.
Es imposible desvincular de este tema de la logística. Es que ella, muy certeramente estudia todos aquellos aspectos relacionados con las compras, ofreciendo opciones para que puedan realizarse al menor costo posible y obtener la máxima ganancia. En otros artículos he expuesto las fórmulas que nos permiten obtener información sobre la cantidad óptima de pedido, así como los análisis que se puedan derivar al presentarse diversos estados de naturaleza y varias decisiones alternativas, los invito a revisarlas, pero ciertamente hoy me alejo de ellas para exponer cuestiones que pocas veces se tratan, que ocurren con frecuencia y que pasamos por alto hasta que nos afecta. Por eso, si a usted no le ha ocurrido esté atento pues puede estar siendo victima de ello y no haberse percatado.
Por ejemplo: Usted establece un programa de compras de materias primeras para que puedan ser procesadas en la cocina o en el bar y generar un producto final que va a ser consumido por el cliente en el restaurante. Ciertamente esa es la esencia de nuestro propósito, proveer a los puntos de ventas de los recursos necesarios para que puedan producir ingresos. Y así, siempre que se produzcan agotamientos se genera una nueva compra y consecuentemente se incurren en nuevos gastos.
Hace unos años tuve la oportunidad de formar parte de un equipo de investigadores que realizó un estudio en un restaurante muy rentable, altamente comercializado, pero que en sus reportes se apreciaban altos gastos. Para algunos de los miembros de ese equipo era normal que al producirse tanta venta se incurrieran en gastos a esa magnitud. Sin embargo otros éramos de la opinión de que algo estaba pasando, y por supuesto, que el poder identificarlo ayudaría a la organización a que esos índices de ingresos y gastos se comportaran adecuadamente, o sea que los primeros fueran superiores y los segundos mínimos.
Seguimos un programa de supervisión diaria durante un período y otro de supervisión sorpresiva en la segunda etapa de la investigación. Asumimos cada miembro una responsabilidad diferente: Unos chequeaban facturas y sus correspondientes entradas a los inventarios, otros chequeaban reportes de ventas detallados por comandas contra salidas de los inventarios y unos nos dedicamos a sólo observar el trabajo de los miembros del restaurante.
Los controles documentales estaban bien, pero fue la observación la que arrojó el problema en cuestión, ¿le gustaría saber qué pasó?
Pues mire usted. Los principales gastos que se estaban generando y que conducían, constantemente, a la compra y reposición en el restaurante, estaban asociados al mal control y registro de los materiales gastables. (Servilletas, pajillas, removedores y muchos otros), así como tampoco se controlaban los usos de aquellos que constituían elementos de costos como las mini dosis de azúcar, la sal, el aceite y el vinagre de las angarillas, la harina que se espolvoreaba sobre preparaciones de masas de pan y pizzas, por poner un par de ejemplos. Ocurría que al ser materiales gastables o materias primas indivisibles estos eran cargados a la cuenta de costos y gastos de la entidad una vez que eran recepcionados en el punto de venta.
Mientras el departamento de contabilidad asumía ese gasto en el centro de costo establecido, el uso de los mismos no era tal y cual se consideraba. En algunos puntos de venta estos sobraban y en otros escaseaban. Donde sobraban, al estar ya considerados como gastados se les daban diferentes usos y destinos, por poner un ejemplo nos encontrábamos en los baños de empleados servilletas como papel higiénico. No se hacían transferencias de removedores y pajillas sobrantes en un punto hacia aquellos donde se producía el agotamiento, sino que estos últimos procesaban un pedido nuevo de los mismos.
Las fichas técnicas de los platos no reportaban cantidades mínimas y máximas de materias primas complementarias para la elaboración. Los cálculos por derrames de las bebidas en mililitros o las cantidades de harina, azúcar y sal eran sumados al gasto sin tomar en cuenta si estos se producían o no. De esta forma se daba la oportunidad a los vendedores de obtener un beneficio extra por algo que les iba a crear un problema. No eran registradas determinadas ventas que se producían pues sobraban los productos y la empresa debía reponerlos.
¿Cuál fue la solución?
Pues bien, ha escuchado usted algo llamado Estadillo de Cocina o Relevé. Una vez concluida la etapa de análisis procedimos a realizar todos los cierres de los puntos de venta durante una quincena, tiempo suficiente para medir la variación de los gastos en los puntos de ventas y realizar las comparaciones necesarias en igual período.
Desarrollamos una hoja que recogía la descripción de todas las materias primas y materiales gastables que se encontraban en los puntos de ventas. Le indicamos al departamento de contabilidad no registrar el gasto al momento de la recepción sino hacerlo una vez que estos se producían. Participamos en la elaboración de aquellos productos como mazas de pizzas y pan para medir el peso de las materias primas que constituían un gasto auxiliar en su elaboración y así detalle a detalle obtuvimos al finalizar el día de operaciones una existencia real de los productos.
De este modo comprobamos lo siguiente:
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No siempre se producía derrame de bebidas, por tanto los valores que se fijaban por trago servido debían ser reducido en un 50%.
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Se contaron las existencias finales de mini dosis y materiales auxiliares y pudimos comprobar que los reportes de gastos por este concepto superaban el 70% de la realidad presente.
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Contrastamos que las ventas reportadas por cócteles era inferior al consumo de pajillas, removedores y posavasos.
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Que se desechaban posavasos desechables una vez realizada la venta de un cóctel, cuando estos eran reciclables. No obstante sugerimos a la entidad sustituir estos por posavasos personalizados y no desechables, para que por este concepto no se produjeran reposiciones en largo period.
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Que los productos sal y aceite estaban normados inadecuadamente, que lo ideal sería al finalizar el turno de trabajo reflejar en este documento la existencia final para deducir el gasto real en el día y confrontarlo con las ventas realizadas.
Estos son sólo algunos de los detalles que pudimos observar, los que he expuesto han sido sólo para argumentar mi teoría de que para poder comprar hay que saber gastar. Si le comento que otras áreas de gastos tenían afectación por el mal uso que sus miembros les daban, como por ejemplo un empleado se comunicaba con otro por teléfono de una oficina a otra estando a solo 5 metros de distancia. Se reproducían copias de un mismo documento en distintos departamentos, y así sería poco el espacio para poder darle mas detalles.
En esencia, estimado lector y administrador de restaurantes, para cerrar como comencé uso el famoso refrán de que centavo a centavo se llega al peso y es que a veces concentramos el control sobre los recursos mas costosos y no nos detenemos a evaluar el uso de los que al parecer no nos afectarán nuestras finanzas.
Finalmente espero que haya llegado el mensaje, que no podemos abocarnos a comprar lo que no sabemos ahorrar o emplear adecuadamente. Es responsabilidad de todos cuidar lo que a todos nos da el pan de cada día.
