Características y definiciones de este servicio

Debido a lo complejo que resulta la preparación, planificación y realización de banquetes, los grandes hoteles acostumbran a contar con departamento de banquetes, que se ocupa  específicamente de este menester.
En el servicio de banquetes influyen muchos factores, que  deben ser controlados detenidamente.  Ante todo, la Dirección  del Departamento de banquetes se ocupar  de la planificación;  esto es, se seleccionar  entre varias posibilidades las  directrices, procedimientos, programas y presupuestos, atendiendo a la  finalidad y objetivos a conseguir.

El departamento de banquetes debe tener en cuenta una serie de factores que son imprescindibles para la planificación del  servicio.  Estos factores son:

  • Día de la celebración.
  • Horario del banquete (comienzo y  finalización)
  • Tipo de servicio
  • Número de comensales
  • Menú concertado
  • Local donde se realizará  el servicio.
Lo primero es la fecha y horario aproximado.  Una vez determinado este factor, se comprobar  en el planning del departamento si es factible esa fecha y no hay otro servicio que  impida su realización.
Existe un libro donde se ponen las reservaciones por lo que  se chequear  para no cometer errores.
A. Organización del Servicio.
     I. Los Locales.
     II. Disposición.
         1. Mobiliario.
         2. Lencería.
         3. Material.
    III. Personal.
         1. Composición.
         2. El responsable, sus funciones.
 B. Realización material del Banquete.
I. Previsiones.
         1. Personal.
         2. Mobiliario, material y lencería.
         3. Bebidas y demás artículos.
II. Establecer los planos de Mesa.
III. Mise en Place.
IV. Acogida Recepción.
V. Emplazamiento de Invitados.
VI. Servicio.
  

Organización y Desarrollo de Banquetes.

Los hoteles y restaurantes son requeridos a organizar comidas  que reúnen a numerosas personas por diversos motivos, tales  como:

          Comidas familiares (1ra. Comunión, Bodas, Bodas de Plata,  Bodas de Oro, etc.).
          Asociaciones amistosas, aniversarios de promoción.
          Partidos políticos. Congresos o reuniones electorales.
          Las Cámaras de Comercio, recepción de personalidades extranjeras.
          Premios literarios. Actos oficiales de la ciudad que organizan las diferentes instituciones.
Esta actividad significa un gran aumento del volumen de negocios, tanto es así que algunos establecimientos han hecho de  ello su única actividad que ejercen dentro de sus locales  como en el exterior.
De todas formas, el servicio de banquetes necesita instalaciones muy particulares, un material apropiado y un personal  especializado y muy competente.
I.        LOCALES.
Los hoteleros y restauradores que hacen muchos banquetes,  dedican a estos una gran parte de su establecimiento que comprende:
  • Salones de dimensiones variables, incluso con disposición de  paredes móviles.
  • Salones de recibimiento y acogida.
  • Guardarropía y lavabos en número suficiente a cada salón. Incluso a veces un acceso independiente del hotel
  • Las casas especializadas están concebidas para recibir a una  clientela importante de banquetes. 

La buena coordinación entre las cocinas y los comedores preparados por los organizadores aseguran la distribución de los manjares.

II.             DISPOSICION
El mobiliario de ser robusto, fácil de almacenar y transportar incluso con carros para hacer más  ágil su desplazamiento a los diversos salones.
  1. Las mesas: Se puede disponer de las mesas rectangulares puestas a continuación o juntando varias de ellas, tableros montados sobre  caballetes o tableros que llevan sus patas incorporadas y  plegables, redondos o rectangulares.
  2. Los muebles auxiliares o mesas de servicio deber ser de  pequeñas dimensiones puesto que los banquetes tienen casi  todo el material dispuesto sobre las mesas (platos, cristal y  cubertería).
  3. Las sillas pueden ser de madera, de metal o de fibras  concebidas para apilarse fácilmente y al mismo tiempo ele gantes y confortables, debe existir un espacio entre comensales de 60 cms. para sillas y de 70cms. para sillones como  mínimo para que se sientan cómodos.
  4. Los bares fijos o móviles serán emplazados próximos a la  sala del banquete. Pueden ser bares rodantes o simplemente  montados sobre tableros como si fuera un buffet.
  5. Lencería. La lencería comprende servilletas de mesa, manteles de diversos tamaños y medidas e incluso de grandes dimensiones, muletones adaptados a todas las mesas y tableros, litos de servicio o brazaletes y paños de secar y repasar, cubre bandejas  para transporte de material y para el propio servicio. A título de ejemplo los manteles suelen tener las siguientes  dimensiones.
1.50/1.50 m       2.10/2.10 m       2.50/2.60 m
4.50/2.10 m       6.0 /2.50 m        8.0 /2.50 m
 III.                MATERIAL
Para los banquetes se puede utilizar el mismo material que en el restaurante; vajilla y cristalería a excepción de las platas de servicio que deben ser mucho más grande, todos estos  materiales deben estar previstos en cantidades suficientes.   
También se necesitan bandejas para el servicio del aperitivo,  el café, el consomé o crema y a veces también para el sorbete. Hay que tener en cuenta las bandejas para la retirada  del servicio.  
El material especializado. Va adquiriendo su importancia a medida que se multiplican  conferencias y seminarios, comprende los siguientes elementos: 
          Tarimas de dimensiones varias
          Pizarras de madera, de papel o magnéticas
          Aparatos de proyección, de grabación, de difusión de música.
          Pantallas de cine, monitores de video
          Micros con emisora sin cable
          En los congresos internacionales hay que prevenir la instalación de cabinas de traducción simultánea.
 IV.                PERSONAL

 

1.     Composición: Las empresas de banquetes comprenden un personal de cuadros  fijos y empleados ejecutantes no fijos sino a título de extras.
Servicio de material. La propuesta de material también llamado Steward es el encargado de inventariar la platería, la vajilla y la cristalería  así como también debe conocer el número de comensales y las disposiciones de accesorios tales como candelabros paneras de  fruta, cerámicas decorativas, etc.
Restaurante. La nota de información permite al Maître D`Hotel prevenir la necesidad  del personal apelando a los extras. El indicar  al  mismo tiempo que el menú la disposición de las mesas y la  decoración floral.
2.      Presentación de la oferta de servicios. Una vez de la toma de contacto con un cliente eventual, una   agradable impresión debe ser imprescindible. Durante la  entrevista una atractiva documentación permite presentar a la vez los salones, sugerir los menús y las diversas prestaciones de servicio.
a) Salones de conferencias y banquetes, croquis o planos y  fotografías permiten conocer a los     organizadores las  características que precisan, superficie de los salones,  disposición, número de plazas según la clase de banquete;  una visita a los locales puede seguir a esta presentación.
b)      Sugerencias de menús según sea
          Comidas de trabajo
          Banquetes de gran prestigio.
          Bodas
          Lunch – Coctail
          Buffe
 c)      Presentaciones diversas
Todos los servicios de acogida son puestos a disposición de  los clientes, las prestaciones corrientes tales como: refrescos, decoración floral, difusión musical, reserva de habitaciones y alquiler de aparatos de traducción, orquestas, etc.  
Por supuesto que todos estos servicios complementarios estar n asegurados por especialistas. Servicio de telex,  secretaria, grabación en cinta magnética, traductores, azafatas, etc. 
3.        Desarrollo de las operaciones de venta.   
Estas comprenden las siguientes fases:
  • Pedir la reserva, presentación de un presupuesto.
  • Confirmación, contrato, constitución de un dossier, facturación.

Lo más corriente es que se desplace el cliente, es recibido  por el director de banquetes o sus adjuntos que le ayudan a fijar definitivamente su elección.   

El pedido de una reserva da lugar a rellenar una ficha por  duplicado: la primera se envía a la secretaria de banquetes  que abrir  un expediente o dossier e inscribir  la reserva  provisional por orden alfabético. (Ficha de reserva)  
4.       Difusión e información de los servicios.  
Una vez esté confirmado el banquete por el organizador, el director de banquetes pasar  la información por medio de instrucciones escritas a los diferentes servicios, en lo que  concierne a la acogida o recepción, la realización técnica y  la restauración.
El servicio de acogida comprende un personal especializado  compuesto por azafatas, guardarropía, e incluso de personal  de puertas o ugieres. Las azafatas ya sean del hotel o de organizaciones exteriores se encargan de distribuir folletos, dossieres, etc., así como puros, cigarrillos y otros regalos.   
Las encargadas del guardarropa son escogidas bajo los criterios siguientes: activas, organización, presentación, amabilidad y sobre todo honestidad, puesto que deben asumir una  gran responsabilidad. Si el banquete es grande se deben llamar a otras empleadas para que ayuden.  
Los ugieres de fuera al establecimiento muchas veces son  requeridos a petición de los interesados.  
Los servicios técnicos encargados del mantenimiento, electricistas y encargados de transportar e instalar el mobiliario y material así como el técnico responsable de sonorización y proyecciones.

Soy un soñador y en mis sueños creo que un mundo mejor es posible, que nadie sabe más que nadie, todos aprendemos de todos. Me encanta la gastronomía, los números, enseñar y compartir todo lo poco que sé, porque al compartir también aprendo. "Vayamos todos juntos de los cimientos al éxito"
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