Y tú… sabes aprovechar el tiempo en tu negocio?

El tiempo

Un elemento importante cuando se habla de gerencia de calidad es el aprovechamiento del tiempo, por cuanto el tiempo perdido puede considerarse no calidad, y por tanto, afectar los costes del producto o servicio que ofrecemos.

Existe una tendencia a considerar que los problemas de la falta de tiempo son ajenos a nosotros; en ocasiones pueden estar influyendo factores internos como la ineficacia en el trabajo, la indecisión o la tensión. Otras veces se puede mejorar con un poco de organización.

Existen factores externos que actúan en detrimento de nuestro tiempo, pero pueden ser mínimos si se les maneja adecuadamente: las llamadas telefónicas imprevistas o inútilmente largas, colegas o colaboradores que vienen a contar sus problemas o a conversar, visitas, clientes y proveedores que aparecen de momento, reuniones demasiado frecuentes, largas y mal preparadas, mantenimiento y reparación de equipos descompuestos, entre otros.

Para lograr un aprovechamiento del tiempo óptimo, el dirigente puede controlar algunos factores del medio ambiente y las condiciones de trabajo:

• Cuando requiere estar en constante contacto con su secretaria o ayudante, su escritorio no debe estar alejado del suyo.
• Ni los archivos lejos de las personas que lo utilizan.
• Ni los instrumentos que usa con frecuencia alejados de su escritorio.

Otros aspectos que deben observarse para el buen aprovechamiento del tiempo son:

• La redacción de informes excesivamente largos.
• La correspondencia recibida es recomendable que sea separada por la secretaria o ayudante en urgente, regular y de tercera clase y después remitir a ayudantes los asuntos que puedan ser resueltos por ellos.
• El teléfono.
• Las visitas inesperadas.
• Las reuniones y conferencias muy largas y en exceso.

Cinco maneras de sentirse mejor al final de cada jornada laboral

1. Cuando ya es tarde, no agregue nada más en la lista de cosas por hacer hoy.
2. Aborde los asuntos que enfrenta en orden descendente de importancia.
3. Trabaje con una sola cosa a la vez.
4. Durante el día, haga pausas breves periódicamente.
5. Otórguese reconocimiento por lo que sí llevo a cabo.

Por último queremos señalar que las reuniones consumen una gran parte del tiempo del directivo, pero no todas las reuniones son innecesarias. El profesor Orlando Carnota, profesor de la Universidad de La Habana plantea: “las reuniones son una actividad legítima que resulta insustituible para el logro de objetivos donde la inteligencia colectiva, la necesidad de cooperación, el comprometimiento con la ejecución, el surgimiento de ideas o el intercambio de conocimientos sean factores fundamentales”.

Diez razones para no celebrar una reunión

1. Si usted está prejuiciado a favor de una solución.
2. Si se puede hacer mejor individualmente.
3. Si se puede resolver igual con un memo, el teléfono o el mural.
4. Si el asunto no está dentro de la competencia del grupo.
5. Si a usted no le interesa un criterio de grupo.
6. Si la solución a la que se puede arribar es única.
7. Si el asunto no interesa a los participantes.
8. Si su capacidad técnica en ese tema está muy por encima de la del resto.
9. Si la información básica para trabajar no está disponible.
10. Si no es importante conseguir la aceptación del grupo.