El mundo de los negocios se ha visto favorecido por el avance  que en materia de informática y el desarrollo de software a la medida viene ocurriendo. Miles de bases de datos con objetivos comunes, aunque con entornos visuales  y formas de procesar la información diferente se han desarrollado para el control de los distintos procesos que tienen lugar en las empresas.

El sector de la restuaraciónm no se ha visto alejado de esto. Prácticamente cada restaurante cuenta con una base de datos que le permite obtener la información necesaria sobre su situación financiera, el estado de sus existencias, la productividad de sus recursos humanos, entre otras. Bases de datos que cuentan con un sinfín de tablas que relacionadas entre si generan al procesarse un evento, efectos sobre los otros, de tal forma tal que mantienen a la organización actualizada.
No es menos cierto que el empleo de un medio que agilice la información, incluso, advierta sobre situaciones determinadas (agotamiento de recursos, incumplimiento de planes, ofertas improductivas, etc.) deviene en una oportunidad, que debe ser aprovechada en toda la extensión de la palabra, pero, contradictoriamente, como medio, no piensa, solo ejecuta comandos u ordenes prefijadas que si no son bien operadas podrían conducir al caos.
De igual manera, otra cuestión que tiende a influir sobre estos sistemas es la existencia de virus, algunos con efectos bajos sobre la información y otros totalmente destructivos. Quizás, el hecho de que un virus destruya toda la información de la base de datos traiga como consecuencia que los archivos históricos se pierdan, que la información que generan estos sistemas no sea la real e incluso que influya sobre aquellos medios que han sido programados a la par.
Realmente este es un grave problema del que no está exenta ninguna empresa. Siempre existen probabilidades de que ocurra y cuando sucede, el tiempo en que se soluciona, la organización navega sin rumbo, sobre todo cuando se ha creado una Windows – Dependencia.
Como profesor e investigador defiendo la idea de que toda organización debe ir, siempre que sus recursos se lo permitan, a la par de la tecnología o al menos hacer las actualizaciones necesarias. Igualmente debe contar con un sistema a su medida, que le permita obtener en el menor tiempo posible la información necesaria para su análisis y adopción de decisiones.  No obstante no niego ser de una corriente de pensamiento clásico. Soy especial defensor del criterio de que el dominio de las diferentes metodologías debe ser la base de formación de todo administrador. Frecuentemente veo que mientras más se hace uso de un PC, al mismo nivel se pierden las habilidades intelectuales. Quiero decir, cuando un sistema facilita en el menor tiempo posible la información que se quiere, con menos frecuencia se realizan cálculos manuales. Los análisis van a estar plagados de la información que genera el sistema y no de la interpretación consciente, basada en el conocimiento real que posea el gestor.
Y usted se preguntará: ¿Qué relación guardan estas filosofías, con el tema de los inventarios? En segundos le respondo:
Imagine que su organización requiere de un análisis pormenorizado sobre los ciclos de entrega, los proveedores, la cantidad necesaria de un producto, los inventarios de seguridad  – y un poco más – precisa de conocer los costos de conservación, de ordenar pedidos, la cantidad de alimentos ya elaborados que se deben almacenar, entre otras cuestiones.
Igualmente imagine que su organización cuenta con uno de los mejores sistemas de gestión creados. Sería fácil y rápido; con solo un clic obtendría unos cuantos reportes con la información que quiere. Pero imagine también, que cuando está procesando toda esa información ese sistema, por casualidades de la vida, deja de funcionar, se bloquea o sencillamente, uno de sus operadores no ha introducido la información correctamente, entre otras. ¿Cómo lo solucionaría si usted no sabe determinarlo manualmente? Sencillo, usted no dispondrá de la información en el momento adecuado y con los datos adecuados
Pues bien, no se asuste, la intención de este artículo es proveerlo de ella. Facilitarle los medios necesarios, para que ante la ocurrencia de un hecho de este tipo, usted pueda obtener lo que quiere.
¿Qué son los inventarios?
Como toda empresa, un restaurante requiere para la continuidad de su trabajo de la existencia de productos suficientes para que el proceso de elaboración – servicio no se vea afectado por la carencia de algunos de ellos. Y es ahí donde radica el kit del asunto. Se precisa estar abastecido, pero se corre un gran riesgo cuando se está sobre-abastecido o las existencias son inferiores a las necesidades cotidianas. Es por eso que se plantea que el gran problema de decisión en la administración de los inventarios está en saber aplicar las técnicas necesarias para obtener las respuestas necesarias a las siguientes preguntas:
1. ¿Qué comprar?
2. ¿Cuánto comprar?
3.¿ Cuándo comprar?
4. ¿A quién comprar ?
Estas no solo son cuatro preguntas que deben responderse, para poder hacerlo, se debe conocer de que tipo de inventarios se habla y la base para ello es conocer el comportamiento  de la demanda del (os) producto (s) que se analiza (n). Ella es el punto de referencia de todo un sistema que lo componen, además, el suministro, el almacenamiento y el costo.
La literatura sobre el asunto es amplia. En todas se habla sobre demanda dependiente e independiente y determinista o probabilista. La definición de cada una y la metodología a aplicar la pueden encontrar fácilmente en cualquier libro. Por tal razón y en virtud de que operamos restaurantes, considero que debo centrar este artículo en algo que con poca frecuencia hacemos y que forma parte también de ese engranaje de la administración de inventarios: ómo determinar la cantidad necesaria de alimentos a almacenar.
Determinación de la cantidad necesaria de alimentos a almacenar
Lo primero que debemos saber para la aplicación de la metodología que más adelante se expone, es conocer su capacidad de carga y la demanda promedio de comensales que usted recibe en su restaurante. Ello le permitirá aplicar los cálculos necesarios y la cual denotaremos con la letra (d)
De igual manera es importante conocer el consumo de materia prima por menú persona. Estudios nutricionales realizados han podido determinar que el comportamiento promedio de este indicador es el de 0.953 Kg de materia prima.  Este valor se definirá con la letra (m)
De igual manera, otro dato importante es el por ciento de materia prima a almacenar, para la cual se han definido como constantes los siguientes valores y que serán identificados con la letra (p):
– 45,5 % Refrigeración.
– 31,5 % Congelación.
– 23,0 % Ambiente.
Y finalmente, como dato necesario para este cálculo, se precisa conocer la cantidad de días promedio por cada tipo de almacenamiento (t). En este caso serían:
– Refrigeración 7 días.
– Congelación 10 días.
– Secos 15 días.
La expresión matemática para la determinación de la Cantidad de la necesaria de alimentos a almacenar, la cual será identificada con las siglas Cta. es la siguiente:
Cta. = d * m * p * t
El resultado de esta información facilitará la obtención de otros de igual importancia.
El primero de ellos es el volumen interior  (Vi) del almacén. Su determinación está relacionada con el índice de capacidad según cada tipo de almacén a usar (Ica) y que es expresado en metros cúbicos:
– 241 Kg/m Refrigeración.
– 353 Kg/m Congelación.
Y sería como sigue:
Vi = Cta. / Ica
Pero no solo basta con esto, sino que también son necesarios calcular las dimensiones del Área interior requerida en metros cuadrados (Ai), así como el Área exterior (Ae) y el Área del almacén para productos secos (Aas).
Para la determinación de Ai, se debe tener en cuenta que la altura sugerida para las cámaras es de 2.3 m y se obtiene a partir de la siguiente fórmula:
Ai = Vi / 2.3 m
Al realizar este cálculo es importante que quien lo realiza tenga en cuenta las dimensiones mínimas establecidas para el almacenamiento de productos ya sea para la refrigeración como para la congelación:
– Refrigeración mayor o igual a 6 m2.
– Congelación mayor o igual a 4,5 m2.
El área exterior en metros cuadrados se obtendrá de la aplicación del siguiente cálculo:
Ae = Ai / 0.86 (factor constante)
Y la determinación del área necesaria en metros cuadrados para el almacenamiento de los productos secos sería a partir de:
Aas = Cta. / 70.9 Kg/m (este valor último representa el índice de capacidad constante)
Finalmente, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
  • Emplazamiento en territorio alto, seco, de buenas propiedades filtrantes, no inundables por aguas pluviales o fluviales.
  • Orientación con el eje longitudinal perpendicular a la dirección de las brisas diurnas predominantes en el país.
  • Las áreas locales que produzcan malos olores se colocarán a sotaventar.
  • La solución volumétrica deberá permitir el crecimiento perspectivo de las áreas de almacenamiento.
  • La ventilación de los almacenes no climatizados será natural, siempre y cuando el fenestraje garantice el número de cambios por hora previsto.
  • Los sistemas de ventilación artificial se diseñarán independientemente de la solución adoptada para la ventilación natural.
Por último y en función del tema abordado, se muestran algunos ejemplos de tiempos de conservación establecidos para los distintos tipos de alimentos en horas, días y temperaturas.
Temperatura y tiempo de conservación de productos elaborados
Productos
Temperatura (C)
Tiempo máximo de conservación
Carnes asadas
0-4
30 horas
Carnes y pollos hervidos
0-4
30 horas
Pescados fritos y albóndigas
0-4
30 horas
Alimentos cocinados
0-4
No se ofertan para el consumo el día siguiente de su elaboración.
Tiempos de conservación de los alimentos
 Alimentos
 Tiempos (días)
Carne de res
3
Vísceras de res y de cerdo
   3   
Aves
3
Vísceras de aves
2
Pescado
2
Jamón de pierna y paleta
15
Jamón Visknig
8
Jamón de pierna (cura seca)
45
Lomo ahumado
15
Tocino
30
Jamonada
8
Mortadella
8
Chorizos
30
Ancas de ranas
2
Butifarras de perro
4
Fritas, croquetas, pastas de bocadito
3
Leche pasteurizada
2
Yogurt
10
Yogurt batido y queso crema
7
Crema de leche
2
Queso blanco y queso proceso
30
Requesón
10
Mantequilla
15
Quesos semiduros
120
Quesos duros
180 
 
Temperatura y tiempo de conservación de productos pre-elaborados
Productos
Temp (C)
Tiempo máx.de conserv (Hrs)
Carnes:
Porciones de carne (0,5-1,5) Kg, limpia para asar.
0-4
48
Porciones de carne (100-200) g Bistec, etc.
0-4
36
Porciones de carne (10-50) g lonjas de filete, etc.
0-4
24
Carnes empanizadas.
0-4
30
Aves:
Porciones de pollo.
0-4
36
Vísceras de pollo.
0-4
30
Pescado:
Pescado preparado en ruedas y filete de pescado.
0-3
24
Picadillo de pescado, cortes para aperlán, etc.
0-3
6
Vegetales:
Patatas  peladas sin cortar, conservadas en agua.
Ambiente
4
Zanahoria, apio, cebolla, remolacha, pelados y limpios.
0-4
24 
Col limpia.
0-4
48 
Tomate, ají sin semilla, lechuga, habichuelas, cebollinos (lavados).
0-4
12
Papa, malanga, yuca y otras viandas peladas y conservadas en agua.
0-4
12
Soy un soñador y en mis sueños creo que un mundo mejor es posible, que nadie sabe más que nadie, todos aprendemos de todos. Me encanta la gastronomía, los números, enseñar y compartir todo lo poco que sé, porque al compartir también aprendo. "Vayamos todos juntos de los cimientos al éxito"
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