Empleados el gran dilema de sus horarios

No está seguro de cómo programar a los empleados de manera efectiva? En este articulo te compartimos 9 pasos que te ayudarán a conseguirlo.

La programación efectiva de los empleados es simple en teoría: cree horarios de trabajo óptimos, para que nunca se exceda o no tenga suficiente personal. Pero en la práctica, es todo lo contrario.

Son muchos tipos de turnos para elegir entre rotativos y fijos, y más de 500 patrones de turnos. Crear un horario adecuado para su negocio puede ser un gran desafío. Incluso una vez que haya creado un horario, no hay garantía de que siga siendo óptimo, ya que tiene que lidiar con los cambios de turno de último minuto y las solicitudes de tiempo libre.

Afortunadamente, hay buenas noticias. En este articulo, aprenderá cuáles son las claves para una programación efectiva y cómo programar a los empleados de manera efectiva en 9 simples pasos. Vea las claves para una programación efectiva como los bloques de construcción para crear un horario.

Las claves para una programación efectiva

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Crear un cronograma sólido requiere que equilibre cuidadosamente tanto las necesidades del personal como las del negocio. Si, por ejemplo, se enfoca principalmente en las necesidades comerciales, como tener una combinación de los turnos correctos, sin considerar que algunos empleados no disfrutarán de un turno particular, la moral y el rendimiento de los empleados se verán afectados.

Necesidades del empleado

Las necesidades de programación de sus empleados diferirán según su rol laboral. Éstos incluyen:

  • Deseando aviso previo para administrar sus vidas. Los constantes avisos de turno de último minuto causarán resentimiento e infelicidad
  • Tener turnos que coincidan con su estilo de vida. Por ejemplo, un turno nocturno probablemente no sea adecuado para un empleado que tiene una familia. Por otro lado, alguien que es soltero o recién salido de la universidad puede estar más feliz con este tipo de turno
  • Saber cuál es su rol laboral, para que entiendan lo que se espera de ellos
  • Ser capaz de auto gestionar las solicitudes de tiempo libre, algo que pueden hacer fácilmente con el software de programación de empleados
  • La capacidad de cambiar o adquirir turnos adicionales en poco tiempo

Requerimientos comerciales

Los requisitos de programación de su empresa variarán según los diferentes departamentos. Estos cubren:

  • La combinación correcta de turnos para su negocio. Algunos tipos de turnos se adaptan mejor a su negocio que otros. Los turnos rotativos, por ejemplo, funcionan bien para operaciones 24/7. Considerando que, los horarios fijos son ideales para las empresas que contratan principalmente personal de carrera
  • El deseo de horarios de trabajo óptimos que garanticen que siempre tenga la cantidad correcta de empleados trabajando. Esto le ayuda a mantener los costos laborales bajo control.
  • Ser capaz de gestionar mejor las tasas de rotación de empleados, algo especialmente importante si posee un restaurante ya que las tasas de rotación son notoriamente altas
  • Tener acceso al software de programación que se integra a la perfección con su sistema POS para reducir el tiempo dedicado a crear y administrar programas

Cómo programar a los empleados de manera efectiva

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Ahora que comprende la importancia de incorporar las necesidades comerciales y de personal en sus horarios, veamos un proceso simple de 9 pasos para programar a los empleados de manera efectiva (se incluyen ejemplos).

Paso 1: Establezca sus estándares de producción de trabajo

Este es un proceso de dos partes:

  1. Determine cuánto trabajo se espera que un empleado con un trabajo específico complete dentro de un cierto número de horas. “Cuánto trabajo” se puede medir de varias maneras, dependiendo de su negocio. Por ejemplo, si administra un restaurante, puede ver cuántas tapas y ajustes de lugar completa un camarero en un período de tiempo específico. Repita este proceso para cada puesto de trabajo en su negocio.
  2. Especifique las tareas de cada rol de trabajo. Nuevamente, estas tareas diferirán según su negocio. Siguiendo con el ejemplo del restaurante, el personal de la cocina tendrá que preparar comida, preparar comida para los clientes y limpiar su estación al final del turno.

Paso 2: trazar los niveles de actividad actuales

Una vez que comprenda los estándares de producción de trabajo, es hora de examinar sus niveles de actividad actuales: qué tan ocupado está en ciertos días y en momentos específicos del día.

Este análisis lo ayudará a determinar la cantidad óptima de personal para programar durante sus horas de operación. Si bien puede tener la tentación de tomar decisiones de personal basadas en su intuición, después de todo, conoce su negocio mejor que nadie, intente no hacerlo. Su intuición puede estar equivocada y conducir a horarios menos que óptimos que lo dejen o le falten personal.

El enfoque más efectivo es analizar los datos comerciales de los informes de ventas y mano de obra para informar su proceso de programación. Los informes de ventas, por ejemplo, pueden decirle a los restauradores cuántas coberturas están haciendo en ciertos días, cuando ocurren los momentos de mayor actividad y qué meses son más tranquilos que otros. Estos datos pueden ayudar a identificar cambios precisos que requieren más personal y viceversa.

Paso 3: Predecir los niveles de actividad futura

Use los niveles de actividad actuales para pronosticar los niveles de actividad futuros. Considere los ciclos de ventas diarias, mensuales, trimestrales y anuales. Si, por ejemplo, sus datos le dicen que momentos específicos del día o año están siempre más ocupados que otros, puede predecir con cierta certeza que este patrón se repetirá y planificar en consecuencia.

Paso 4: Determine la cantidad exacta de empleados que necesita

Nuevamente, evite la necesidad de seguir ciegamente sus intestinos e intente determinar la cantidad exacta de personal que necesita. Divida los estándares de producción por el número de clientes. Por ejemplo, si administra un restaurante que regularmente hace 150 tapas un martes y un camarero puede hacer 30 tapas en un turno de 8 horas, entonces probablemente necesitará 5 servidores.

Tenga en cuenta que algunos empleados son más productivos que otros. Si bien no desea sobrecargar a estos empleados, puede programar menos personal cuando están en un turno. Finalmente, verifique sus resultados con su intuición y haga los ajustes finales que se sientan bien.

Paso 5: incorporar las necesidades del personal (y otras consideraciones)

El siguiente paso es equilibrar la necesidad de un horario optimizado con las necesidades de los empleados. Esto significa que debe asegurarse de que:

  • Notificar al personal con anticipación los cambios de horario
  • Combina turnos con el personal adecuado
  • Asignar una cantidad justa de turnos por empleado
  • Definir claramente los roles para evitar confusiones.
  • Brinde a los empleados la opción de cambiar de turno fácilmente
  • Permitir a los empleados auto gestionar las solicitudes de tiempo libre

No se olvide de tener contingencias: planifique el absentismo y espere cambios de turno de última hora. Y, por último, trabaje en estrecha colaboración con su departamento de recursos humanos para asegurarse de que no está infringiendo ninguna ley laboral, o lea las leyes de su área para asegurarse de que sigue cumpliendo.

Paso 6: Seleccione su método de programación de turnos

Ahora es el momento de crear su horario. Al crear su horario, hay tres métodos para elegir: lápiz y papel, hojas de cálculo de Google o Excel y software de programación de empleados. Para seleccionar un método adecuado para su negocio, analice los pros y los contras de cada uno:

  1. Usar un bolígrafo y papel para crear horarios en los tablones de anuncios es el más rentable, pero también el que requiere más tiempo.
  2. El software de programación de empleados requiere la inversión monetaria más importante, pero le ahorra tiempo en la creación y administración de horarios, sin mencionar el dinero, a largo plazo. Vea cómo un restaurante utilizó el software de programación de empleados para ahorrar hasta $ 2,000 / mes en mano de obra.
  3. Excel, aunque más avanzado que el lápiz y el papel, aún requiere una inversión de tiempo para crear programas y no puede automatizar el proceso de programación como puede hacerlo con el software.

Si usted es un restaurador que usa o planea usar Excel para programar empleados, a continuación se muestra un ejemplo de cómo programar empleados con una plantilla de horario de turno para empleados de restaurantes.

Ejemplo: crear un horario de turno de restaurante en Excel

Siga este proceso de 6 pasos para crear un horario de restaurante usando Excel:

A) Descargue su plantilla de Excel

Microsoft proporciona plantillas de Excel para crear horarios de trabajo, pero a menudo son genéricos y no están diseñados para restaurantes. Afortunadamente, si administra un restaurante, puede descargar uno adaptado a sus necesidades:

B) Abra el archivo de Excel
C) Elija el día en que desea que comience su horario
D) Ingrese los nombres del personal

Seleccione la celda “Empleado 1” y escriba su nombre. Haga lo mismo para todos los empleados restantes.

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Elimine las filas que no necesita y agregue las que sí. Simplemente haga clic derecho en la celda correspondiente y seleccione “Eliminar” o “Insertar”.

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E) Editar turnos y roles

Haga clic en la pestaña “Turnos”, que se encuentra en la parte inferior de la hoja de cálculo.

Imagen-3

Luego, agregue un turno o rol:

Para los turnos, cambie las horas de inicio y finalización y la columna de turnos se actualizará automáticamente. Incluya turnos adicionales después de la primera línea de pedido (de 9 a.m. a 5 p.m.) y antes de la última (de 7 p.m. a BD – Rechazo comercial). Para roles, incluya un nuevo rol después del primer artículo y antes del último

F) Construye tu horario de trabajo

Acceda a la hoja de cálculo “Programar”. Elija una celda (debajo de un día específico) al lado del nombre de un empleado. Seleccione un rol adecuado y turno. Tenga en cuenta que cada celda consta de dos menús desplegables: uno para roles y otro para turnos.

Cambio:

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Rol:

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Replica este proceso para todos los empleados y días, hasta que hayas terminado. También puede realizar más personalizaciones a su horario ingresando el “nombre del establecimiento” y el “periodo de tiempo”.

Una vez que haya terminado, haga clic en “guardar como”, elija un nombre de programación y guárdelo en una carpeta de fácil acceso. Si realiza cambios en la programación de una semana a la siguiente, asegúrese de guardar la hoja de Excel como un nombre de archivo diferente (considere nombrarla por fecha).

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Paso 7: Obtenga la aprobación de la alta gerencia si la necesita

Es posible que necesite o no la aprobación de la alta dirección. En cualquier caso, asegúrese de escudriñar el cronograma según criterios como los costos laborales, las necesidades de los empleados y los requisitos comerciales. Haga los ajustes necesarios.

Paso 8: Distribuya el horario a los empleados

Una vez que esté satisfecho con el cronograma final, envíelo a sus empleados para que sepan cuándo están trabajando, qué se espera de ellos y sigan siendo responsables. Si está utilizando Excel, puede distribuirlo por correo electrónico o proporcionar acceso a la nube.

Si usa tablones de anuncios o pizarras blancas, informe a los empleados cuando el nuevo horario esté listo y asegúrese de que los empleados sepan que deben verificarlo regularmente para detectar cualquier cambio. Incluso puede considerar tener reuniones periódicas donde discuta los cambios de horario.

Y si está utilizando un software de programación, publique el cronograma en la plataforma, y ​​el personal recibirá instantáneamente una notificación en su dispositivo móvil del nuevo cronograma más cualquier cambio futuro. Este método de distribución significa menos reuniones en persona y menos aportes del gerente.

Paso 9: Evalúe periódicamente su horario y su proceso de programación

Su trabajo no se detiene después de haber creado su horario. Debe analizar periódicamente su programación y sus procesos de programación para identificar problemas y encontrar soluciones para mejorar.

Conclusión

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La programación efectiva de los empleados puede ser un proceso complicado que nunca termina realmente. Debe hacer frente a la selección de los tipos de turnos correctos para su negocio y a gestionar las solicitudes de los empleados para los cambios de turnos de tiempo libre e incluso de última hora.

Afortunadamente, la programación de los empleados no tiene que ser un desafío siempre que incorpore las necesidades de los empleados y las empresas en sus horarios y siga un proceso de nueve pasos para una programación magistral.

Si después de hacer lo anterior, la programación sigue siendo un proceso impositivo, con la pérdida de tiempo creando, manteniendo y distribuyendo programas, puede ser hora de cambiar su proceso o encontrar un nuevo método de programación.

Fuente: Brown, Douglas Robert. El Manual del Gerente de Restaurante: Cómo configurar, operar y administrar una operación de servicio de alimentos financieramente exitosa

Soy un soñador y en mis sueños creo que un mundo mejor es posible, que nadie sabe más que nadie, todos aprendemos de todos. Me encanta la gastronomía, los números, enseñar y compartir todo lo poco que sé, porque al compartir también aprendo. "Vayamos todos juntos de los cimientos al éxito"
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