La primera imagen cuenta
Desde el momento en que un cliente llega a una instalación gastronómica comienza a decodificar un sinnúmero de percepciones que generan una serie de códigos sobre la misma y vienen a ser como una fotografía para poder emitir sus criterios de calidad y establecer estándares para las referencias, tanto positivas como negativas, que pueden hacer del lugar.

Estas percepciones van a estar sustentadas por todos aquellos aspectos que componen la estructura del medio en el que van a satisfacer sus necesidad de alimentación y que no solo abarcan aquellos recursos internos como el mobiliario, la oferta, presencia y profesionalidad del personal y la rapidez del servicio, sino también, por el estado de conservación del inmueble, la climatización y la iluminación, entre otros.
Sucede con bastante frecuencia, y no solo en el ámbito de los negocios, sino en la vida personal, que el hecho de estar sometidos continuamente a un mismo ambiente, no nos permite percibir el grado de deterioro o descuido de ciertos elementos que componen nuestro entorno. Particularmente en los restaurantes, el propio hecho de que hagan uso de los medios disponibles, personas con diversos patrones de conducta son fuente de que ocurran con mayor frecuencia estos cambios, además de cuestiones que son ajenas a nuestra voluntad como los distintos estados de la naturaleza que se presentan.
El prever que no haya fallos en el servicio por la ocurrencia del mal uso y/o roturas de los medios disponibles, viene a constituir un factor relevante para que la organización pueda cumplir los objetivos financieros que se ha propuesto.
Es por ello que, para garantizar la conservación y mejoramiento del medio físico, así como el óptimo funcionamiento de toda la maquinaria que interviene en ese proceso productivo y de servicios, los servicios técnicos y/o de mantenimiento vienen a constituir una actividad imprescindible para el restaurante.
Aprovechar la capacidad
Los restaurantes disponen de medios para producir el servicio y, lógicamente, requieren de un aprovechamiento y conservación adecuados a fin de prolongar su vida útil y no ver afectada la oferta.
Generalmente usted podrá encontrar en un restaurante los siguientes equipos:
– Cafetera
– Hieleras
– Neveras
– Fregadoras
– Cocina
– Lasqueadoras
– Freidoras
– Mesa fría y caliente
– Batidoras
– Hornos
– Dispensadores
– Amasadoras
– Plancha
Estos son solo algunos de ellos, la variedad, marcas y cantidad varía de un restaurante a otro; pero lo que si debe quedar claro, es que cada uno de ellos cumple cierta función y por consiguiente su manipulación y cuidado deben estar sujetos a cierto control; control que comienza con el compromiso de manipularlos adecuadamente y el sentido de pertenencia que se tenga para con ellos.
Por tanto, ya se puede decir con toda certeza que el plato o el cóctel que se le sirve, “o sirve”, directamente al cliente es el resultado final de todo un proceso de elaboración “fabricación” que se ha visto auxiliado por esos medios, que bien pueden ser de uso mecánico o electromecánico y que la mayoría de las veces su prestación dependen de la energía eléctrica. Igualmente muchos de estos medios son empleados para garantizar la conservación de las materias primas y ellos requieren, tanto como los otros, de un uso y cuidado controlado. El empleo eficiente de las capacidades de los mismos, constituye una necesidad para la organización, motivado por las siguientes razones:
Primero. Se asegura el máximo rendimiento del equipamiento y del medio físico
Segundo. Se puede recuperar de manera más rápida la inversión de que fue objeto.
Tercero. Se puede alargar el proceso de vida útil de aquellos equipos cuyo uso es similar.
Cuarto. El proceso de depreciación ocurrirá de forma más lenta por lo que tendrán menor influencia en los costos de la organización.
Quinto. La reposición del mismo podrá realizarse en un término matizado por la selección adecuada, en el momento adecuado y al mejor precio posible pues se dispondrá del tiempo necesario para evaluar las condiciones y características a las que se aspiran.
Los modelos matemáticos ayudan
Generalmente se compran medios para la producción en cocina y en bar y no se determinan las capacidades productivas y potenciales de los mismos poniéndolos en funcionamiento sin una adecuada preparación del personal que los manipulará, así como se sobre-explotan adelantando su desgaste.
Se hace necesario, tanto como saber cuántos clientes es capaz de atender el restaurantes en un momento de máxima carga o al haber una explosión de venta, conocer cuánto y hasta dónde es capaz de producir el equipamiento del que se dispone. Cuántas veces se deben realizar acciones de mantenimiento al mismo y con qué soluciones cuenta la instalación ante el advenimiento de una rotuna no planificada.
El primer paso que debe dar el restaurador es identificar las capacidades reales de cada uno de los medios técnicos para el servicio que ofrece, a partir de la determinación de la capacidad productiva potencial y disponible de cada uno de ellos, y para eso es importante contar con toda la información necesaria a fin de ejecutar todo tipo de acción en el momento oportuno.
Siguiendo la propuesta realizada por el profesor Segismundo Mojicar Caballero1 en su artículo “Contribución del Mantenimiento al aprovechamiento de la capacidad de producción2, es conveniente, para obtener un mayor grado de información aplicar los siguientes cálculos, de los cuales sólo haré referencia, dado a que los mismos son tratados con mayor detalle en el articulo de referencia y ejemplificados para el sector en el libro que pronto verá la luz “Técnicas Cuantitativas de Gestión para Restaurantes3”, de mi autoría:
Determinación de las Unidades Producidas en un período de tiempo.
UP =Cmax xCCxTCxAxUT
Donde:
UP: unidades producidas.
Cmax:  capacidad máxima de producción instalada.
CC:  coeficiente de aprovechamiento de la capacidad.
TC: tiempo calendario planificado para el cumplimiento de la misión productiva (días).
A: disponibilidad técnica operacional de los equipos de producción.
UT: utilización de los equipos de producción.
Determinación de la Disponibilidad Técnica Operacional.
Donde:
TEM Es tiempo total en espera por mantenimiento, es decir el tiempo total que se pierde.
Determinación del Tiempo Perdido por Mantenimiento No Planificado.
TEMnp = Td+Tl+Tr+Tp
Siendo
Td : tiempo de detección del fallo y evaluación de su trascendencia a otros componentes.
T1: tiempo de aseguramiento logístico (tecnología, materiales, piezas de repuesto, fuerza laboral, etc.)
Tr: tiempo de reparación propiamente (incluido el tiempo de acceso al componente averiado)
Tp: tiempo de prueba
Determinación del Tiempo de Utilización.
Donde:
TO es el tiempo que el sistema está en operación y se obtiene de la aplicación de la siguiente fórmula:
TO = TCxA – TP y TC x A = TC –  ∑    TEM
y TP es el tiempo que ha estado sin explotar el equipo, por causas ajenas al mantenimiento o a los fallos.
Determinación del Coeficiente de Capacidad.
Donde:
Ci es el valor parcial de capacidad a la que se explota el sistema durante un periodo de tiempo de operación TOi (CiCmax)y n es la cantidad de niveles de capacidad a la que se ha explotado el sistema durante TO, de tal suerte que ? Ti = TO
En este sentido, Segismundo plantea que todo valor inferior al Coeficiente de Aprovechamiento generalmente se debe a que:
  • Las materias primas no cumplen con los requisitos especificados en el proceso de compra, lo que obliga a disminuir el régimen de trabajo del sistema o emplear mucho más tiempo para la elaboración u obtención del producto.
  • Mal estado técnico del medio.
  • Poco dominio del operador del sistema
Utilización de la Capacidad Instalada
A veces los papeles ayudan
En unas conclusiones parciales, se puede decir que para asegurar la fiabilidad del plan y del mantenimiento se depende de conocer el Estado Técnico del Sistema. Pero no solo es suficiente con realizar todos estos cálculos, es importante que una vez que se hayan identificado estos valores cuantitativos en términos de tiempo y de capacidad, es preciso que la administración disponga de la Documentación Técnica, que facilite o agilice toda la información necesaria, de forma tal que el diseño e instrumentación de los planes de Mantenimiento Preventivo como No Planificados comprenda:
  • Los Planos de construcción, redes técnicas, etc. para una mejor interpretación y accionar en el momento requerido.
  • Los Manuales de explotación de cada uno de los equipos instalados
  • Normas y legislaciones vigentes.
  • El listado de todo el equipamiento disponible en el restaurante con su correspondiente Ficha Técnica, que detalle todas las características que lo componen. (Tipo de energía, roturas y mantenimientos a los que ha sido sometido, capacidad de producción, tipo de materia prima que es compatible con ellos, etc.).
  • La aplicación de una lista de chequeo por áreas, para identificar dónde realmente son necesarios, en qué cantidades y su frecuencia de uso.
  • El Plan de Mantenimiento Planificado y No Planificado, por sus propios medios o a través de terceros.
  • El listado de proveedores de los mismos, de los insumos complementarios, así como modos de localización de los técnicos ante una situación emergente.
  • La agrupación documental de equipamiento con un uso similar, para planificar su explotación de forma adecuada y para cuando ocurran momentos de baja turística solo emplear los necesarios y conservar el resto.
  • La implantación de un sistema de Orden de Trabajo, que además de informar las necesidades de asistencia técnica en un momento dado, ofrecerán información estadística sobre las mismas (frecuencias, cantidades, etc.)
  • El Sistema Planificado de los chequeos ordinarios que se realizarán a los equipos, y que no solo estarán sujetos a los momentos de fallos.
  • Así como la planificación para el entrenamiento del personal que hará uso de los mismos, como del colectivo que los asistirá (departamento de Mantenimiento).
Una vez determinados estos indicadores, corresponde al personal especializado programar, de acuerdo a los usos y características de cada uno, los mantenimientos a que serán sujetos. Esto consecuentemente permitirá a los encargados de su manipulación, así como a la propia organización crear las condiciones necesarias para no afectar el servicio que se ofrece y en los que intervienen cada uno de ellos.
Maquinaria y recursos humanos, un matrimonio por conveniencia
Si bien es cierto que todo procedimiento burocrático como la confección de expedientes y la planificación adecuada de estos servicios técnicos al equipamiento que nuestro restaurante tiene, ayudan a que el  servicio sea mucho más rápido y con la calidad que hoy se demanda en cualquier lugar; son los recursos humanos los máximos responsables de asegurar que esos servicios cumplan con los estándares que se han fijado.
Si el hombre que opera una máquina no es capaz de quererla y cuidarla, no se ha hecho nada. Tantos papeles y tantos cálculos han sido en vano. Todo debe comenzar por el respeto a lo que se tiene.
Es por ello, que me atrevo a aconsejar, a los que aprenden y a los que saben, que lo primero, lo esencial, lo más importante es asegurar que el hombre sepa manejar al equipo, que lo vea como su compañero; y el peor error radica en que robotizamos nuestras acciones y nos subordinamos pasivamente a cumplir con  los planes de higiene o de mantenimiento diseñados y no somos capaces de darnos cuenta que un simple sonido puede constituir una señal de aviso a un futuro problema.
La supervisión, a través de los métodos empíricos de investigación, como la observación, debe ser una herramienta de trabajo, no solo para el personal de mantenimiento sino para el colectivo que interactúa dentro del restaurante. Así, con el compromiso que se genera cada día pueden evitarse lamentaciones, tanto humanas como materiales, por lo que le propongo:
– Antes de poner en funcionamiento cualquier tipo de maquinaria, asegúrese de que quien la vaya a manipular esté preparado para ello.
– Compre el equipo que realmente necesita. No trate de igualar a la competencia si realmente no le es ventajoso.
– No espere a las fechas que se han fijado para asegurarse de que todo marcha bien. Siempre observe; la observación le permitirá asegurarse de que no está tirando el dinero.
– Tenga siempre a alguien para auxiliar al cliente la momento de operar un medio (cafeteras, tostadoras, heladeras, etc.)
– Un simple salidero o el derrame de una pequeña porción de liquido sobre una máquina puede devenir en rotura con el tiempo; asegúrese de que se cuentan con los insumos para porcionar en las cantidades adecuadas las materias primas (café, leche, aceite)
– No quiera ahorrar dinero comprando materias primas a bajos precios incompatibles con el equipo. Use la recomendada.
– No abuse de la máquina. Ella no se queja, pero cuando lo hace cuesta dinero. Úsela racionalmente
Este es un tema con mucha tela por donde cortar. Vivencias tenemos todos, no solo en el plano laboral, sino en el plano de nuestras propias casas, que adquirimos medios que son necesarios y otros por lujo, pero que lamentablemente al no instruirnos en su uso o sobreexplotarlos, creyendo que son eternos, los perdemos más rápido de lo que pudo durar con una preparación previa de cómo manipularlos y conservarlos.
Hablando del futuro…
En próximos artículos, pretendo abordar algunas cuestiones con el uso racional de la energía y los cálculos correspondientes para la contabilidad energética, que también, de alguna manera se interrelaciona con este tema, pero que a mi modo de ver, deben ser tratadas de forma independiente, así como exponer algunas de nuestras experiencias en este campo y su vinculo con el número de clientes e ingresos que se obtienen.
Soy un soñador y en mis sueños creo que un mundo mejor es posible, que nadie sabe más que nadie, todos aprendemos de todos. Me encanta la gastronomía, los números, enseñar y compartir todo lo poco que sé, porque al compartir también aprendo. "Vayamos todos juntos de los cimientos al éxito"