Determinación de la dotación de insumos en el restaurante

Las necesidades de insumo en el restaurante

Tan importante como definir la oferta de alimentos y bebidas que el restaurante proveerá a sus clientes, es identificar las necesidades de insumos que responderán a la misma. Determinar cuántos cuchillos, tenedores, tazas, platos, cucharas, en fin, todos aquellos que intervienen, tanto en el proceso de elaboración como en la entrega final al cliente, deviene en un recurso imprescindible para la organización, ya sea en la etapa de inicio de las operaciones y durante la misma.

La responsabilidad de definir las cantidades y tipos necesarios recae en los responsables del servicio, no solo debe verse desde el ángulo del directivo, sino también que juega un papel importante el personal de contacto, el cual será el que mayor uso haga de los mismos y a quien se le confiará la custodia de éstos.

Por regla se dice que los insumos de servicios y de apoyo a éstos se determinan a partir de la identificación de la cantidad de comensales que la instalación sea capaz de asumir en un momento de carga total y por el menú que se ofrece, que también visionará las necesidades de  maquinarias y equipos para la producción y ofertas del servicio, permitiendo establecer políticas de compra y planificación de reposiciones de los mismos.

Pocas veces se habla de una metodología específica para este asunto. Generalmente se definen cantidades sin realizar estudios previos, teniendo en cuenta solamente la disponibilidad financiera para ello. Así mismo, tampoco se prevén cuestiones tan sencillas como la necesidad de reposición de un cubierto al caérsele al cliente, incorporar un comensal a una mesa que ha llegado de improviso, o sea, un sinnúmero de situaciones que exigen en un momento determinado disponer de una reserva para no afectar el servicio o descomponer la monta de otra mesa o para responder a una oportunidad de negocio que pueda surgir.

Se debe partir del principio de que cada instalación tiene sus características específicas, y por tanto deberá adaptar su cálculo atendiendo a las particularidades de cada una de ellas. También es importante, en opinión del autor, que aquellas instalaciones que posean valores de indicadores estadísticos de consumo, basados en un período de explotación representativo, podrán tenerlos en cuenta, siempre que la calidad de los servicios no se afecte y que los costos de explotación no aumenten.

2. Listar los insumos necesarios por áreas

3. Definir el nivel de dotación en: Plazas (Salón), Mesa, Bar, Panadería, Cocina.

4. Fijar índices de consumo iniciales.

• La columna No. refleja el orden numérico consecutivo de los productos a considerar.
• En la columna Descripción, se escribe la denominación del insumo.
• La columna UM, contiene las unidades de medidas de los diferentes insumos.
• En la columna Dotac., se refleja el nivel de dotación del producto.

Procedimiento de cálculo:

Ejemplo: La bandeja circular de 30 cm de diámetro, tiene un nivel de dotación por plaza. Esto quiere decir que para su planificación habrá que partir del número de plazas. En este caso es 1.

• En la columna Cant., se establecen los índices de consumo iniciales o cantidades iniciales del insumo.

Ejemplo: La bandeja circular de 30 cm de diámetro, tiene un nivel de dotación por plaza. Por tanto, su cantidad inicial es de 0.1 unidades por plaza. Esto significa que, para un bar de 64 plazas, será necesario considerar una cantidad inicial de 0.1 x 6.4 = 6.4 bandejas (el redondeo lo dejamos por conveniencia para el final).

• En la columna % Repos., se da el porcentaje de reposición anual (en tanto por uno) del insumo.

Ejemplo: La bandeja circular de 30 cm de diámetro, tiene una reposición anual de 0.5 o sea de un 0.5 x 100 = 50%.

• En la columna Repos., se refleja la cantidad a reponer anualmente del insumo, tomando como base la cantidad inicial y su reposición anual.

Ejemplo: Anualmente deben reponerse en el bar de 64 plazas (debido a roturas o pérdidas de imagen del producto) una cantidad de 6.4 x 0.5 = 3.2 bandejas.

• En la columna Total, se refleja la dotación inicial del insumo, válida solamente para la apertura del local y durante su primer año de explotación, ya que para planificaciones futuras, deberán utilizarse los indicadores dados en la columna Repos., siempre y cuando no se varíe el número de plazas.

Ejemplo: La bandeja circular de 30 cm de diámetro, tiene un nivel de dotación por plaza. Entonces su cantidad inicial es de 0.1 unidades por plaza. Esto significa que para un bar de 64 plazas, será necesario considerar una cantidad inicial de 0.1 x 32 = 6.4 bandejas. Este insumo tiene una reposición anual de 0.5, o sea de un 0.5 x 100 = 50%. Significa que anualmente se deben reponer en el bar de 64 plazas (debido a roturas o pérdidas de imagen del producto) una cantidad de bandejas de 6.4 x 0.5 = 3.2 bandejas. De esta forma la dotación inicial del producto será de 6.4 + 3.2 = 9.6 bandejas, o sea 10 bandejas.

Hay insumos que cuyo nivel de dotación no está dado por plazas, sino por bares, mesas u otros. En este caso el procedimiento de análisis es el mismo, con la única diferencia de que hay que multiplicar los indicadores por el número de bares o de mesas, etc.

De esta manera, la parte calculada de la tabla para el bar de 64 plazas quedaría de la siguiente forma:

En otros casos no es así, lo que puede apreciarse en otra parte de la misma tabla. En esta es evidente que la cantidad a reponer anualmente, que es la que se debe planificar, a partir del segundo año de explotación, es mucho mayor que la unidad en la mayoría de los casos. Esta situación, como es lógico, está ligada a la fragilidad y durabilidad de los insumos.

Por último, en el caso de la lencería, se efectuarán los cálculos del modo siguiente:

El administrador deberá ser capaz de identificar según el uso las cantidades necesarias por insumo, quiere esto decir que para aquellos que son de apoyo se fijarán valores decimales y para aquellos de amplios uso enteros, teniendo siempre presente la ocurrencia de un uso de la carga al 100 por ciento, la ocurrencia de roturas u otras situaciones que generen la reposición inmediata del mismo al cliente, así como el nivel de circulación de los mismo en el área.

Un ejemplo básico de esto es que para un salón serán necesarios 4 cuchillos de asado por plaza, no siendo así para el Bar en el que se necesitará 0.05. Esto viene dado porque en el salón estos cuchillos forman parte del servicio, sin ellos el cliente no podrá consumir el producto y en el bar este será necesario para ejecutar alguna acción, no necesariamente el cliente depende de ellos para el consumo.

Una vez determinadas las cantidades iniciales de los diferentes insumos se fijarán los por cientos de reposición anual (en tanto por uno) para cada uno de ellos, teniendo en cuenta cuestiones tales como deterioros, pérdidas de imagen, roturas, robos, etc. Este valor inicialmente debe ser a criterio del gestor de alimentos y bebidas y debe ser presupuestado, para ello estimará una vida útil del mismo. Con el tiempo, a partir de los indicadores estadísticos este valor podrá ser actualizado de acuerdo al comportamiento de los mismos.

Cuando se calcula la dotación de insumos para la apertura del negocio y el primer año de explotación sólo se calcularán los totales iniciales, para planificaciones futuras se tendrán en cuenta los indicadores restantes, siempre y cuando el número de plazas no varíe.

La determinación de la cantidad de insumos deviene en factor importante para el desarrollo exitoso del servicio, razón que se traduce en mayor número clientes satisfechos y mayor ingreso, así como la disminución del tiempo de servicios y disponibilidad para atender a otros clientes.

* Los valores empleados en este artículo son de ejemplo. Las instalaciones lo podrán establecer de acuerdo a sus índices estadísticos de consumo o evaluando la usabilidad de los mismos en el local.